[原创分享]Excel2007技巧 动态导入外部数据

冬冬

Excel2007技巧 动态导入外部数据
我们在excel2007中进行数据分析的时候，常常会遇到数据范围需要变化的情况：比如对于一份记录2006年各月份产品销量的数据表，我们有时候需要分析销量在特定月份或者是某几个月中的变化。那么在每次分析的时候我们就需要不断的去选取区域（比如需要分析1季度的销量时选取1至3月数据来制作数据透视图、表），当有后来数据不断填充入原数据时，我们甚至还需要重做透视图、表，但是利用excel2007中的Microsoft query动态导入外部数据却能很好的解决这个问题。
Microsoft query动态导入
首先，在数据源中（为了方便，这里也以一个excel文件作为数据源）选取所有包含需分析数据的列，对该区域命名，然后保存并关闭该文档。对区域命名的具体方法为：选中区域，然后在下图箭头为止输入英文字母或者汉字，然后敲击回车：


图1
接着，新建一个excel文件来进行分析，假定分析界面如下图，C2和E2单元格是后面输入数字来选择月份范围的位置，所以我这里以黄色特别标明：

图2
在数据工作标签中选择“数据”——“其他来源”——“来自Microsoft query”，在“选择数据源界面”根据数据源的文件类型作出选择，在这次操作中我们就选择“excel files*”。确定后，进行“选择工作簿”界面，在数据源保存的目录下找到该文件，然后选择，确定。然后在“查询向导—选择列”界面中点击下图箭头所指位置，将刚才命名的区域中的数据导入查询：

图3
点击“下一步”进入“查询向导—筛选数据”界面时，最重要的一步也是最反常的一步出现了：我们直接点击取消，并在下图界面中选择“是”：

图4
然后在下一个界面中点击 按钮以显示条件，然后根据本次分析的需要在“条件字段”中选择“月份”，在“值”中输入公式：between[]and[]，如下图：

图5
小提示：熟悉excel的朋友肯定知道，在“between[]and[]”里的两个中括号中本应输入参数以确定选取的月份范围，但是这里为了能起到动态导入的效果，故而留空。
然后点击右上的叉号关闭该界面，在系统询问参数的时候不要输入任何数据，直接点确定，随后即进入如下界面：

图6
我们选择输入导入后存放的位置（这里是G5单元格），然后点击属性，在“实用状况”选项卡中选择“打开文件时刷新数据”，在“定义”选项卡中选择“参数”。在下图的“查询参数”的菜单中我们选择参数1，也就是“between[]and[]”中本应在第一个中括号中输入的参数，然后确定它是在工作簿中的C2中获取，并在“单元格值更改时自动刷新”前面打上勾，用同样的方法把参数2设置为在E2 中获取：

图7
全部确定以后，我们的动态查询就完成了，现在只要在C2和E2中输入月份范围，就可以从数据源中提取出相应月份的数据，如下图：

图８
建立动态数据图表
以上面的动态数据为基础，建立动态查询的数据透视图、表就非常简单了。
选择上图中的数据区域，然后直接在工具栏中选择“表工具”中的“通过数据透视表汇总”，在新工作簿中建立数据透视表。然后在“数据透视表工具”中选择“数据透视图”为其创立数据透视图，就得到下图的分析图表:

图9
至此，一个数据动态分析图表就建立好了，我们只要在图8（即表1，sheet1）中相应位置输入月份参数，所导入的数据就会产生相应的变化；然后再在图9中点击“数据透视表工具”—“刷新”就可以同时刷新我们的数据透视表和数据透视图，得到与表1中数据对应的图表。
更重要的是，如果我们在数据源文件中添加新数据以后，也只需要进行一次刷新，被添加的数据也会自动的被导入到我们的数据分析这张表，而不再需要进行繁琐的重复操作了。

[ 本帖最后由 冬冬 于 2007-11-22 17:12 编辑 ]

冬冬

真不好意思，我不是很会在论坛上传东西，呵呵，搞了一天才搞出来这么一篇文章，大家分享一下。挂一漏万，还请大家指教

跃跃领舞

:L :L :L :L
还好意思说，一天才搞定，唉，我都不好意思了。。。。
不过还是写得相当不错，顶！

清水飘萍

支持原创!欢迎原创!

iwish

原帖由 跃跃领舞 于 2007-11-22 15:54 发表
:L :L :L :L
还好意思说，一天才搞定，唉，我都不好意思了。。。。
不过还是写得相当不错，顶！

呵呵.....

iwish

已经发布到网站..
http://microsoft.cnfan.net/msother/2227.html

冬冬

呵呵,有没稿费:)

iwish

原帖由 冬冬 于 2007-11-23 17:17 发表
呵呵,有没稿费:)

:L 等我赚钱了先。。。呵呵。。。。。